POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Salon Optyczny VISUS – Zgorzelec i Bolesławiec

Data aktualizacji: 23 października 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Aneta Bartczak, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Salon Optyczny VISUS Aneta Bartczak, NIP 6151314679.

Adres administratora:

Salon Optyczny VISUS
ul. Tadeusza Kościuszki 49B
59-900 Zgorzelec

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: salony.visus@gmail.com

Działalność prowadzona jest w dwóch lokalizacjach:

• Zgorzelec: ul. Tadeusza Kościuszki 49B, 59-900 Zgorzelec.

• Bolesławiec: ul. Gdańska 3C, 59-700 Bolesławiec.

Dane osobowe przetwarzane w obu salonach podlegają tym samym zasadom ochrony.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W zależności od rodzaju kontaktu i świadczonej usługi możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail;

• dane dotyczące rezerwacji wizyty i prowadzonej korespondencji;

• informacje o zamówieniach, zakupionych produktach, płatnościach i reklamacjach;

• parametry korekcji wzroku, historię wykonanych okularów i zastosowanych soczewek;

• wyniki badań optometrycznych, zalecenia oraz informacje dotyczące stanu zdrowia, chorób, przyjmowanych leków i dolegliwości, jeżeli są niezbędne do przeprowadzenia badania;

• informacje wymagane przepisami podatkowymi;

• wizerunek osób przebywających w obszarze objętym monitoringiem salonu w Bolesławcu.

Dane dotyczące zdrowia są szczególnie chronione i nie są wykorzystywane do celów marketingowych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

A. Kontakt i rezerwacja wizyty

Dane przekazywane przez formularz internetowy, telefonicznie lub pocztą elektroniczną wykorzystujemy do odpowiedzi na zapytania, kontaktu oraz ustalenia terminu wizyty.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na obsłudze korespondencji i zapytań.

B. Badania optometryczne

W salonach VISUS wykonywane są badania optometryczne, również jako samodzielne usługi niezależne od zakupu okularów.

W trakcie badania mogą być zbierane informacje dotyczące stanu zdrowia, wywiadu, dotychczasowej korekcji, wyników pomiarów funkcji wzrokowych oraz zaleceń.

Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do wykonania umówionej usługi jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku danych dotyczących zdrowia, przetwarzanych w ramach zgodnie z prawem wykonywanych czynności zawodowych uprawnionego optometrysty, stosowany jest art. 9 ust. 2 lit. h w związku z art. 9 ust. 3 RODO, w zakresie niezbędnym do diagnostyki i prowadzenia dokumentacji przy zachowaniu tajemnicy zawodowej.

C. Dobór korekcji i realizacja zamówień

Dane dotyczące parametrów korekcji, wykonanych okularów oraz zamówień są przetwarzane w celu wykonania umowy, zapewnienia prawidłowego doboru wyrobów optycznych, kontaktu w sprawie odbioru oraz obsługi reklamacji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków prawnych art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli określone parametry korekcji stanowią dane dotyczące zdrowia, ich przetwarzanie wymaga także odpowiedniej przesłanki przewidzianej w art. 9 RODO.

D. Rozliczenia i księgowość

Dane niezbędne do wystawiania faktur i prowadzenia rozliczeń przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

E. Kontakt związany z zamówieniami i marketing

Informacje o gotowych okularach lub terminach odbioru przekazujemy w związku z realizacją zamówienia.

Wiadomości o charakterze promocyjnym przesyłamy wyłącznie przy spełnieniu odpowiednich wymagań prawnych, w tym dotyczących komunikacji elektronicznej i wymaganych zgód.

Zgoda marketingowa nie jest warunkiem wykonania badania ani zakupu okularów.

4. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania, rodzaju dokumentacji i obowiązujących przepisów.

Dokumentacja badań optometrycznych

Dokumentację podlegającą przepisom o dokumentacji medycznej przechowujemy zasadniczo przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych.

Dla pozostałych zapisów badań okres przechowywania określa się na podstawie ich charakteru, celu przetwarzania i właściwych przepisów.

Historia korekcji wzroku i wykonanych okularów

Historię parametrów korekcji przechowujemy zasadniczo do 10 lat od końca roku ostatniej obsługi związanej z korekcją, jeżeli dalsze przechowywanie jest uzasadnione potrzebą porównania wyników, zapewnienia ciągłości doboru korekcji lub inną właściwą podstawą prawną.

Dane sprzedażowe i reklamacyjne

Przechowujemy je przez czas niezbędny do wykonania umowy, rozpatrzenia reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń, zasadniczo nie dłużej niż 6 lat, chyba że przepisy lub konkretne okoliczności uzasadniają inny okres.

Faktury i dokumenty podatkowe

Przechowujemy je przez okres wynikający z przepisów podatkowych, zasadniczo 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

Zgłoszenia z formularza internetowego

Dane dotyczące niezrealizowanych lub zakończonych zapytań kontaktowych przechowujemy zasadniczo do 90 dni od zamknięcia zgłoszenia, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykonania usługi, rozliczenia lub ochrony roszczeń.

Dane marketingowe

Przechowujemy je przez okres istnienia odpowiedniej podstawy przetwarzania oraz w zakresie niezbędnym do wykazania przestrzegania obowiązujących przepisów.

Po upływie uzasadnionego okresu dane podlegają usunięciu lub anonimizacji, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna ich dalszego przechowywania.

5. Komu możemy udostępniać dane?

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonego celu, w szczególności:

• dostawcom systemów informatycznych i podmiotom obsługującym oprogramowanie salonów, w tym SuperOptyk;

• zewnętrznemu biuru rachunkowemu;

• dostawcom usług poczty elektronicznej i przechowywania danych;

• dostawcy formularza kontaktowego Tally;

• dostawcom usług związanych z funkcjonowaniem witryny internetowej;

• producentom i dostawcom wyrobów optycznych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania zamówienia;

• uprawnionym organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.

Nie sprzedajemy danych osobowych klientów ani pacjentów podmiotom trzecim.

6. Formularz kontaktowy i rezerwacja badań

Na stronie internetowej VISUS korzystamy z formularza dostarczanego przez Tally BV, dostawcę usług formularzy internetowych z siedzibą w Belgii.

Formularz służy do kontaktu oraz umawiania terminów badań.

Zbierane są następujące dane:

• imię i nazwisko;

• wybrany salon;

• numer telefonu;

• adres e-mail, jeżeli zostanie podany;

• treść wiadomości, jeżeli zostanie wpisana.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak informacji niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić obsługę zgłoszenia.

Prosimy o niewpisywanie w formularzu szczegółowych informacji dotyczących chorób, przyjmowanych leków ani innych danych dotyczących zdrowia. Wywiad zdrowotny przeprowadzany jest podczas badania w salonie.

Informacje o ochronie danych przez dostawcę formularza są dostępne na stronie: https://tally.so/help/privacy-policy

7. Monitoring wizyjny

W salonie VISUS w Bolesławcu stosowany jest monitoring wizyjny obejmujący salę sprzedaży. Monitoring nie obejmuje gabinetu badań optometrycznych i nie rejestruje dźwięku.

Celem monitoringu jest ochrona mienia oraz zapewnienie bezpieczeństwa osób.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora.

Kamery zapisują zdarzenia związane z wykryciem ruchu lub obecności osób. Starsze nagrania są automatycznie nadpisywane w miarę zapełniania pamięci.

Okres przechowywania nagrań jest ograniczony do czasu niezbędnego do realizacji wskazanych celów, nie dłużej niż 90 dni od rejestracji, chyba że nagranie jest niezbędne do wyjaśnienia zdarzenia, dochodzenia roszczeń lub jako dowód w postępowaniu.

Dostęp do nagrań posiadają wyłącznie osoby upoważnione.

8. Zabezpieczenie danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.

Stosowane zabezpieczenia obejmują między innymi ochronę kont użytkowników, ograniczanie dostępu, szyfrowanie wybranych zbiorów dokumentów, wykonywanie kopii bezpieczeństwa oraz procedury reagowania na incydenty.

Informacje o stanie zdrowia są objęte szczególnymi zasadami poufności.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych usług informatycznych i internetowych dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W przypadkach, w których dochodzi do międzynarodowego przekazywania danych osobowych, zastosowanie mają odpowiednie mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, takie jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach przy konkretnym przekazaniu danych można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują — w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy — następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

• prawo do sprostowania danych;

• prawo do usunięcia danych, jeżeli nie istnieje podstawa do dalszego przetwarzania;

• prawo do ograniczenia przetwarzania;

• prawo do przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki przewidziane w RODO;

• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres:

salony.visus@gmail.com

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca, zgodnie z art. 12 RODO.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Strona organu nadzorczego: https://uodo.gov.pl

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

Niektóre informacje są jednak konieczne do wykonania badania, realizacji zamówienia, wystawienia faktury lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

Brak podania niezbędnych danych może uniemożliwić wykonanie określonej usługi.

Dane wykorzystywane w procesie badania optometrycznego nie są uzależnione od zgody na otrzymywanie informacji reklamowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

VISUS nie podejmuje wobec klientów i pacjentów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację.

13. Pliki cookies i technologie zewnętrzne

Strona internetowa VISUS działa w oparciu o Google Sites i może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie związane z funkcjonowaniem witryny i usług osadzonych, w tym formularza kontaktowego oraz map.

Zasady przetwarzania danych przez dostawców usług zewnętrznych opisują ich polityki prywatności.

Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

Polityka prywatności Tally: https://tally.so/help/privacy-policy

Użytkownicy mogą zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce oraz korzystać z dostępnych mechanizmów dotyczących ich akceptacji.

14. Aktualizacje polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, stosowanych technologii lub sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest udostępniana na stronie internetowej www.optyk-visus.pl.

Administrator: Salon Optyczny VISUS Aneta Bartczak

Kontakt: salony.visus@gmail.com

Ostatnia aktualizacja: 23 października 2026 r.